A good system shortens the road to the goal
ระบบที่ดีจะทำให้เส้นทางสู่เป้าหมายสั้นลง
Orison Swett Marden
System Performance Improvement Consulting and Coaching Program
โครงการให้คำปรึกษาและโคชชิ่งสำหรับการปรับปรุงผลการดำเนินงานของระบบ
ในการบริหารจัดการเรามักจะมีการนำระบบต่าง ๆมาประยุกต์ใช้ในองค์กรตามความเหมาะสม และความจำเป็น โดยมีวัตถุประสงค์ในหลาย ๆด้านอาทิเช่น
①เพื่อให้องค์กรมีกระบวนการทางธุรกิจที่ชัดเจน
②ทำให้การปฏิบัติงานในแต่ละกระบวนการมีความชัดเจน รวมทั้งทำให้มองเห็นความสัมพันธ์ เชื่อมโยงของกระบวนการต่าง ๆได้อย่างชัดเจน
③ทำให้มีเครื่องมือที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารจัดการ และการปฏิบัติทำงาน
④เพื่อให้การบริหารจัดการ และการปฏิบัติงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล
เป็นต้น
ระบบต่าง ๆที่ใช้ในองค์กรมีมากมายหลายอย่าง เช่น ระบบบัญชี ระบบทางด้านการจัดการ ระบบบริหารคุณภาพ ระบบบริหารจัดการด้านการผลิต ระบบบริหารจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม ระบบที่เกี่ยวข้องกับงานทางด้าน IT ระบบทางด้านการบำรุงรักษา เป็นต้น ระบบเหล่านี้บางอย่างก็เป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมาย บางอย่างเป็นข้อกำหนดทางด้านการส่งออก บางอย่างเป็นข้อกำหนดหรือความต้องการจากลูกค้า บางอย่างก็เป็นความประสงค์หรือความตั้งใจของผู้บริหารที่จะนำระบบต่าง ๆมาใช้
ระบบจำนวนมากในปัจจุบันนี้มักจะมีการดำเนินการขอการรับรองจากหน่วยงานภายนอก ผู้ให้การรับรองอาจจะเป็นหน่วยงานราชการ บริษัทภายนอกที่ทำการตรวจให้การรับรองหรือ Certified Body รวมทั้งอาจจะมีการตรวจระบบโดยลูกค้าเป็นต้น
ระบบที่เรามักจะมีการขอการรับรองจะอยู่ในกลุ่ม ISO เช่น ISO9001, ISO22000, ISO14001 ISO/IEC27001 ที่เป็น Management Systems Standards(MSS) เป็นต้น โดย ISO(International Organization for Standardization) ได้ให้คำนิยามเกี่ยวกับระบบการจัดการ(Management System) ไว้ดังนี้
ระบบการจัดการคืออะไร?
ระบบการจัดการเป็นวิธีที่องค์กรจัดการส่วนต่าง ๆ ที่สัมพันธ์กันของธุรกิจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์เหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับหัวข้อต่างๆ อาทิเช่นคุณภาพผลิตภัณฑ์หรือบริการ ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานด้านสิ่งแวดล้อม สุขภาพและความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน และอื่นๆ อีกมากมายระดับความซับซ้อนของระบบจะขึ้นอยู่กับบริบทเฉพาะของแต่ละองค์กร สำหรับบางองค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดเล็กนั้นสามารถสร้างระบบบนพื้นฐานของการที่เจ้าของธุรกิจมีความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง สามารถให้คำจำกัดความที่ชัดเจนของสิ่งที่คาดหวังจากพนักงานแต่ละคน และวิธีที่พวกเขามีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่กว้างขวางมากนัก
ส่วนธุรกิจที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น ในภาคส่วนที่จำเป็นต้องมีกฏระเบียบ หรือมีแนวปฏิบัติที่เข้มงวด สอดคล้องเป็นไปตามเงื่อนไข หลักการ ข้อบังคับต่าง ๆก็อาจต้องมีเอกสารและการควบคุมที่กว้างขวางมากขึ้น เพื่อให้สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมาย รวมถึงการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
นอกจากนั้นแล้วก็ยังมีระบบพื้นฐานที่จำเป็นตามอุตสาหกรรมเช่น ในอุตสาหกรรมการผลิตอาหารก็จะมีมาตรฐานทางด้าน GMP/HACCP, BRC เป็นต้น
นอกจากระบบต่าง ๆที่เกี่ยวกับ ISO แล้วยังมีระบบอื่น ๆอีกหลายอย่างที่น่าสนใจ อาทิเช่น Total Quality Management และ Total Productive Maintenance โดยระบบเหล่านี้นอกจากจากจะให้ความสำคัญต่อแนวคิด และกระบวนการแล้ว ยังเป็นระบบที่ให้ความสำคัญอย่างมากต่อผลที่เกิดขึ้น เช่น TPM ให้ความสำคัญต่อการลดการสูญเสียประเภทต่าง ๆ การลดต้นทุน การมีส่วนช่วยปรับปรุง Cash Flow การสนับสนุนต่อความสามารถในการทำกำไรได้ขององค์กรให้ดีขึ้น รวมถึงผลในด้านของการพัฒนาบุคลากรเป็นต้น
ในด้านของระบบและเครื่องมือทางการบริหารนั้นปัจจุบันก็มีระบบที่ดีหลายอย่าง อาทิเช่น ระบบการบริหารผลงานที่ประยุกต์ใช้แนวคิดเครื่องมือต่าง ๆมาใช้อย่างเหมาะสม โดยเครื่องมือที่สามารถใช้ได้นั้นมีอยู่มากมายหลายตัวเช่น MBO, Balanced Scorecard, Policy Management(Hoshin Kanri-方針管理), OKRs เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้แม้ว่าเวลาผ่านไป แต่ก็ยังคงเป็นเครื่องมือที่ดี ขึ้นอยู่กับการประยุกต์ใช้ขององค์กรตามยุคสมัยที่เปลี่ยนไป
ระบบที่ดีจะส่งผลดีต่อองค์กรหลายด้านอาทิเช่น
➊ช่วยยกระดับคุณค่า(Value) ของสินค้า/บริการขององค์กร ในด้านต่าง ๆเช่น คุณภาพและความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ การส่งมอบที่รวดเร็วตรงต่อเวลา ราคาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมต่อกลุ่มเป้าหมาย เป็นต้น
➋เพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กร
➌องค์กรมีผลประกอบการที่ดีขึ้น มีสุขภาพองค์กรที่ดีขึ้น สามารถอยู่รอด เติบโตได้อย่างมีผลกำไรและยั่งยืน
➍สามารถรับมือ บริหารจัดการต่อความเสี่ยงต่าง ๆได้ดีขึ้น มีการปฏิบัติงานในเชิง Proactive, Preventive และ Predictive ได้ดีขึ้น
➎บุคลากรมีความผูกพันธ์กับองค์กรมากยิ่งขึ้น เกิดความพึงพอใจในงานที่ทำ สามารถทำงานและอยู่ในองค์กรได้อย่างมีความสุข เป็นต้น
ในปัจจุบันนี้เราอยู่ท่ามกลางระบบและเครื่องมือที่มีอยู่มากมาย ปัญหาที่เกิดขึ้นมีหลายด้าน เช่น
➀การใช้เครื่องมืออย่างเกินกำลังความสามารถดั้งเดิมของเครื่องมือที่ถูกออกแบบมา
➁การสร้างระบบแบบตื้นเขิน ไม่สอดคล้องกับความต้องการที่แท้จริงในการดำเนินธุรกิจขององค์กร
➂ระบบให้ความสำคัญต่อการรับรองเป็นหลัก
➃ระบบไม่ถูกนำมาใช้อย่างเต็มที่ ยังใช้ไม่สุดก็หยุดแล้ว
➄กระโจนเข้าหาระบบใหม่ วิ่งตามระบบใหม่ วิ่งตามของใหม่ และนำมาใช้โดยอาจยังศึกษา ออกแบบระบบไม่ชัดเจนดีพอ ขาดการนำมาประสมประสาน ประยุกต์ใช้กับของเดิม
➅ทำระบบไม่ต่อเนื่อง คิดว่าเป็นงานเพิ่ม
➆ระบบขาดแรงขับเคลื่อนผลักดัน
ผลที่เกิดขึ้นทำให้องค์กรหลายแห่งมีความยากลำบากในการจัดสรรเวลาและทรัพยากรให้แก่ระบบ การใช้ระบบเป็นไปอย่างผิวเผิน ทำให้ไม่เกิดผลอย่างที่ควรจะเป็น แต่บางครั้งเราก็อาจจะนึกไม่ถึงว่าการใช้ระบบอย่างถูกต้องแล้วจะทำให้เกิดผลดีอะไรออกมาบ้าง ทำให้องค์กรพลาดโอกาส และเกิดความสูญเปล่าทางด้านทรัพยากรและเวลาไปย่างมากมาย ทำให้ไม่สามารถไม่สามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิผล
ดังนั้นการศึกษาทำความเข้าใจระบบอย่างถ่องแท้ และนำระบบมาใช้อย่างมีวัตถุประสงค์และเป้าหมาที่ชัดเจน รวมทั้งมีการสนับสนุน มีการติดตามเฝ้าระวัง วัดผล และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องก็จะทำให้ระบบเกิดผลที่ดีออกมาได้ รวมทั้งช่วยเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันขององค์กร เปรียบเสมือนการปลูกต้นไม้ ต้นพืช ถ้าจะให้ออกดอก ออกกผลก็ต้องหมั่นดูแล อย่างถูกต้องสม่ำเสมอนั่นเอง
Our Services
โครงการให้คำปรึกษาและCoachingเพื่อปรับปรุงผลการดำเนินการของระบบ(System Performance Improvement Consulting and Coaching Program) ดังกล่าวนี้จะให้คำปรึกษาด้านการปรับปรุงระบบบริหารจัดการ รวมถึงระบบงานต่าง ๆให้แก่องค์กร ตามความต้องการของแต่ละองค์กร โดยให้ความสำคัญต่อแนวคิดและกระบวนการหลัก ๆดังนี้1.สร้างความชัดเจนเกี่ยวกับการสนับสนุน ส่งเสริมหรือการมีส่วนร่วมที่จำเป็นจาก Top Management
2.เสริมสร้างความรู้ความเข้าใจและทำให้เกิด Collaborative Working EnvironmentWorking Environment ในองค์กร พร้อมส่งเสริมการมีส่วนร่วมของบุคลากรโดยรวมที่เกี่ยวข้อง
3.ทบทวนวัตถุประสงค์และเป้าหมายของระบบ
4.ตรวจประเมินระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันเทียบกับนโยบาย ความคาดหวังจากผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ รวมถึงประเมินเทียบกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติต่าง ๆตามที่กำหนด
5.การหารือ กำหนดถึงแนวทางที่จำเป็นต่อปัจจัยหลัก 5 ประการเกี่ยวกับระบบคือการออกแบบระบบ การสร้างระบบ การนำระบบไปปฏิบัติ การรักษาระบบ รวมถึงการแก้ไขประบปรุงระบบ
6.กำหนดรายละเอียดที่ชัดเจนของแผนงาน หรือสิ่งที่จะต้องมีการดำเนินการเพื่อปรับปรุงระบบ
7.นำแผนงานไปลงมือปฏิบัติอย่างจริงจัง และทำการหมุนวงล้อ PDCAให้ดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิผลคู่กับ SDCA และ LDCA
Our High Impact Consulting Approach
ที่ปรึกษา/Coach จะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษา และเสนอแนะแนวทางที่จำเป็นต่อการปรับปรุงผลการดำเนินการในด้านต่าง ๆ ขององค์กร พร้อมการมีส่วนร่วมในการลงมือและติดตามผลการปฎิบัติโดยใช้แนวทางต่างๆ ที่เหมาะสมดังนี้การให้คำปรึกษา และข้อเสนอแนะแนวทางในการปรับปรุงองค์กรทั้งในลักษณะของ Consulting และ Coaching โดยนอกเหนือจากการปรับปรุงงานด้วยเทคนิคแนวทางต่างๆ ทั้งในด้าน Technical และ Non-Technical แล้ว ที่ปรึกษายังทำหน้าที่ในการผลักดัน กระตุ้นการเรียนรู้ทั้งในระดับบุคคล หน่วยงาน และองค์กร ซึ่งจะส่งผลทำให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรงขึ้นมา
การฝึกอบรมทั้งในด้านของทฤษฎีและการประยุกต์ใช้ รวมถึงการส่งเสริมการเรียนรู้ด้วยกรณีศึกษาต่างๆ จากทั้งองค์กรที่ประสบความสำเร็จ และความล้มเหลวในรูปของ Case Study Paper และ Video Learning Casesซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถมองเห็นภาพการปรับปรุงธุรกิจในสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างชัดเจนมากขึ้น
การทำการประเมิน (Assessment) อย่างเหมาะสมในระหว่างการดำเนินงานตามโครงการ เพื่อประเมินถึงความก้าวหน้า และประสิทธิผลในการดำเนินการ พร้อมเสนอแนะแนวในทางการปรับปรุง แก้ไข
